Whistleblower-ordning

Indledning og formål

Denne whistleblowerpolitik beskriver VedvarendeEnergis whistleblowerordning, hvordan ordningen fungerer, hvem der kan benytte ordningen, og hvad der kan indberettes via ordningen.

Formålet med ordningen er at sikre, at en whistleblower, hurtigt og fortroligt via en uafhængig og selvstændig kanal kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser, med henblik på, at en upartisk og selvstændig whistleblowerenhed vurderer, om der er behov for tiltag, og i givet fald, hvilke.

Hvem kan benytte ordningen?

Ordningen kan benyttes af personer, der ønsker at foretage en indberetning af oplysninger om overtrædelser, som personen har skaffet sig adgang til i forbindelse med vedkommendes arbejdsrelaterede aktiviteter, og som tilhører følgende personkreds (herefter benævnt “whistleblower”):

• Ansatte
• Bestyrelsen
• Frivillige
• Lønnede eller ulønnede praktikanter.

Hvilke oplysninger kan der indberettes om?

Ordningen omfatter indberetninger, som vedrører alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, såsom:

• Strafbare forhold, fx overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
• Overtrædelser af lovgivningen, fx lovgivning om magtanvendelse, ligebehandlingsloven, databeskyttelseslovgivningen, eller lignende.
• Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
• Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx grov chikane, herunder af seksuel karakter.
• Bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.
• Brud på arbejdssikkerheden

Der kan indberettes om enhver oplysning, herunder rimelig mistanke, om faktiske eller potentielle overtrædelser eller alvorlige forhold, der er omfattet af ovenstående og som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted hos VedvarendeEnergi og om forsøg på at skjule sådanne overtrædelser.

Hvad bør indberetningen indeholde?

Af hensyn til den videre undersøgelse af indberetningen, er det vigtigt, at whistlebloweren belyser forholdet bedst muligt. Det er således ikke muligt at foretage en nærmere undersøgelse af en indberetning, hvis indberetningen er uspecificeret, eller hvis den alene indeholder meget brede beskyldninger uden nærmere præcisering.

Indberetningen bør så vidt muligt indeholde følgende:

• angivelse af dato for hvornår whistlebloweren blev bekendt med forholdet
• en beskrivelse af forholdet,
• hvem der er involveret
• om andre er bekendt med mistanken om forholdet
• om ledelsen er bekendt med forholdet
• om der findes dokumenter, der støtter forholdet
• om og hvor der kan findes yderligere information om forholdet
• hvor lang tid forholdet har stået på
• om whistlebloweren er bekendt med forsøg på at skjule forholdet

Åbenlyst grundløse indberetninger vil ikke undergå nærmere undersøgelse.

Hvad sker der når jeg har indberettet?

Du vil modtage en automatisk kvittering på modtagelsen af din indberetning.

Hos VedvarendeEnergi sendes e-mailen direkte til VedvarendeEnergis forperson. Hvis din indberetning vedrører sekretariatslederen, vil sagen blive varetaget at forpersonen, men hvis den ikke gør det, vil den umiddelbart efter sendes videre til sekretariatslederen. Dernæst vurderes om indberetningen falder inden for ordningen, jf. betingelserne ovenfor. Hvis den ikke gør det, vil du få besked om, at din indberetning henlægges som åbenbart grundløs, fordi den angår forhold eller er indberettet af en person, der ikke er omfattet af ordningen.

Hvis din indberetning falder inden for ordningen, kan følgende reaktioner komme på tale i det omfang, det er relevant:

• Hvis der er tale om en mulig overtrædelse af straffelovgivningen, kan det blive anmeldt til politiet.
• Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en ansat eller lønnede eller ulønnede praktikanter, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser, herunder disciplinære sanktioner, fx advarsel eller afskedigelse.
• Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af et bestyrelsesmedlem eller en frivillig kan det medføre eksklusion

Du skal være opmærksom på, at vi ikke må lægge vægt på anonyme oplysninger i sig selv som led i en indgribende afgørelse, fx over for en af vores ansatte. Det kan indebære, at en indberetning om evt. ulovligheder mv. må henlægges, uden det er muligt at komme til bunds i den, hvis du indberetter anonymt. Derfor opfordrer vi dig til, at du ikke indberetter anonymt, hvis du mener, at der kan være tale om forhold, som bør føre til en indgribende afgørelse.

Feedback

Du vil modtage feedback hurtigst muligt og ikke senere end 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen. Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, underretter whistleblowerenheden dig herom, og om eventuel yderligere feedback kan forventes.

Anonymitet

Du kan sende oplysninger ind til whistleblowerordningen uden at oplyse din identitet. Hvis du vil være anonym, skal du være opmærksom på ikke at oplyse dit navn eller andre personhenførbare oplysninger som f.eks. adresse eller telefonnummer.

Du skal være opmærksom på, at du ikke vil være anonym, når du sender en mail, hvis din identitet kan udledes af den e-mailadresse, som du afsender din e-mail fra.

Din beskyttelse som whistleblower

Som whistleblower er du beskyttet af nogle rettigheder, der gælder før, under og efter, at du har foretaget en indberetning. Det er imidlertid et krav for, at du bliver beskyttet som whistleblower, at du er af den overbevisning, at oplysningerne, du indberetter, er korrekte. Du skal med andre ord være i ”god tro” om rigtigheden af oplysningerne. Du vil derfor ikke være beskyttet som whistleblower, hvis du f.eks. med vilje indberetter forkerte oplysninger til whistleblowerordningen. Du vil heller ikke være beskyttet hvis du har tilegnet dig dine oplysninger, som du indberetter om på måder der er strafbare. Det vil det f.eks. være, hvis du har skaffet oplysningerne ved hacking, ulovlig optagelse, aflytning af andre eller lignende.

Du er som whistleblower beskyttet mod repressalier – herunder trussel om repressalier eller forsøg på repressalier – hvis du foretager en indberetning. Du må heller ikke hindres eller forsøges hindret i at foretage en indberetning.

Oplysninger om whistleblowerens identitet eller andre oplysninger, må ikke uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke videregives til andre end autoriserede medarbejdere, der er kompetente til at modtage eller følge op på indberetninger

Orientering til og beskyttelse af den berørte person

Når en foreløbig undersøgelse, herunder en indledende vurdering af sagens omfang og behandling, har fundet sted og alle relevante beviser er sikret, underrettes den berørte person, dvs. personen der indberettes under ordningen, om bl.a.:

• identiteten på den person som er ansvarlig for undersøgelsen af indberetningen
• de forhold, indberetningen vedrører.

Den berørte person har i henhold til whistleblowerloven ret til beskyttelse af sin identitet under sagsbehandlingen og ret til et effektivt forsvar. Disse rettigheder kan ikke fraviges ved aftale til skade for den berørte.

Den berørte person vil herudover under visse omstændigheder have ret til indsigt i oplysninger om whistleblowerens identitet, hvis dette er nødvendigt for at den berørte person kan udøve retten til et effektivt forsvar.

VedvarendeEnergi iagttager i øvrigt den berørte persons rettigheder i henhold til persondataforordningen.

Eksterne whistleblowerordninger

En whistleblower, der påtænker at foretage indberetning under ordningen, kan i stedet vælge at indberette via Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, eksempelvis hvis whistlebloweren er bekymret for repressalier, der tilgås her: https://whistleblower.dk/indberet.

Datasikkerhed og dataopbevaring

VedvarendeEnergi registrerer alle indberetninger, der modtages via ordningen. Registreringen sker i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen. VedvarendeEnergi opbevarer en indberetningen så længe, det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde de krav, der følger af dansk lovgivning.

Alle indberetninger vil blive opbevaret forsvarligt, og det vil kun være muligt for relevante personer, der har modtaget en fortrolighedsinstruks, at tilgå oplysningerne.

Hvis en indberetning falder uden for ordningen, vil whistlebloweren som udgangspunkt få mulighed for at trække indberetningen tilbage, medmindre indberetningen vedrører sådanne forhold der nødvendiggør, at VedvarendeEnergi går videre med indberetningen. Under alle omstændigheder afsluttes indberetningen i ordningen.

Spørgsmål

Hvis du har spørgsmål vedrørende denne whistleblowerpolitik, er du velkommen til at kontakte sekretariatslederen.

Indberet anonymt

Her har du mulighed for som anonym eller som ikke anonym at sende en besked direkte til ledelsen i Vedvarende Energi.